Rekisteriseloste
Henkilötietolain (523/1999) 10 §:n mukainen henkilötietojen käyttö Master Yhtiöt Oy:ssä. Laatimispäivämäärä 14.7.2017, päivitys 15.8.2018
Rekisterinpitäjä
Master yhtiöt-konserniin kuuluvat Master kodit Oy, Vantaan Siemen ja Kone Oy sekä Teräsasennus Toivonen Oy.
Master yhtiöt Oy
Käyntiosoite: Hietalantie 7, 80710 Lehmo Puhelin: 0400 368 500
Rekisteriasioita hoitava yhteyshenkilö
Master yhtiöt Oy Talousjohtaja Ari-Pekka Pakarinen Hietalantie 7, Lehmo Puhelin: 0400 368 500
Rekisterien nimet:
Asiakasrekisteri Toimittajarekisteri Työntekijärekisteri
Asiakasrekisteri
Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia tietoja asiakkaasta: yhteystiedot, henkilötunnus, luottotiedot ja vuokravakuustiedot. Lisäksi asiakkaasta voidaan tallentaa myös asiakkaan ilmoittamia lisätietoja. Luovutettuja henkilötietoja voidaan käyttää vuokrasopimusten ja asiakkuuksien hallintaan, asiakaan tietojen ylläpitoon, vuokrareskontran ylläpitoon, vuokrasopimusten käsittelyyn sekä markkina- ja mielipidetutkimusten suorittamiseksi.
Toimittajarekisteri
Rekisterinpitäjä on oikeutettu siirtämään toimittajastaan tarpeelliset tiedot siinä laajuudessa, joka on tarpeen sopimusvelvoitteiden hoitamiseksi.
Henkilörekisteri
Rekisteriin tallennetaan rekisterinpitäjän työntekijöitä koskevia tietoja: osoite, henkilötunnus, puhelinnumero, sähköpostiosoite, veronumero ja pankkiyhteys. Näitä tietoja käsitellään lakisääteisin perustein yhteiskunnallisten velvoitteiden hoitamiseksi.
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekistereihin tallennettavat tiedot kerätään ensisijaisesti asiakkaalta itseltään, vuokra-asuntohakemuslomakkeella sekä vuokrasopimuksella. Asiakkaan henkilötietoja voidaan tarkistaa mahdollisia muutoksia vastaaviksi henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta yrityksiltä, kuten luottotiedot Suomen asiakastieto Oy:n luottotietorekisteristä.
Rekisterinpitäjä saa toimittajilta riittävät yhteystiedot toimitussopimuksen nojalla suoritettavan velvoitteen hoitamiseksi.
Tietojenkäsittelyn ulkoistaminen
Rekisterinpitäjän henkilötietojen käsittely on osittain ulkoistettu lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseksi (IT-tuki, järjestelmätoimittaja). Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan tietosuoja-asetuksen ja muiden voimassaolevien säädösten vaatimuksia.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Henkilötietoja luovutetaan viranomaisille lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.
Henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta Euroopan Unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle. Henkilötietoja voidaan tallentaa ulkomaisille pilvipalvelimille, jolloin tallentamisessa noudatetaan tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaalinen aineisto on luotettavasti arkistoitu sekä digitaalinen aineisto sijaitsee järjestelmän toimittajan palvelimella, joka on suojattu. Näitä aineistoja pääsevät käsittelemään vain ne jotka ovat siihen oikeutettuja.
Rekisteröityjen oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on tallennettu rekisteriin sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ottamalla yhteys kirjallisesti rekisterinpitäjään.
Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä (oikeus tulla unohdetuksi) ottamalla yhteys kirjallisesti rekisterinpitäjään.
Rekisterinpitäjä vastaa pyyntöön tietosuoja-asetuksessa säädetyn ajan puitteissa, joka on lähtökohtaisesti yksi kuukausi toimenpidepyynnön esittämisestä.
Henkilötietojen säilytysajat
Asiakasrekisterin henkilötietoja säilytetään lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi. Mikäli henkilötietojen säilyttämiselle ei ole enää lakisääteisiä perusteita, poistetaan henkilötiedot tarpeettomina rekisteristä.
Työntekijärekisterin henkilötietoja säilytetään lainmukaiset määräajat.
Toimittajarekisterin henkilötietoja säilytetään koko sopimusvelvoitteen loppuunsaattamisen ajan.